Как сформировать сильную команду проекта: лучшие практики и методы

Проекты приходят и уходят, но команда остается главной составляющей успеха. Амбициозные планы реализуются благодаря согласованной работе. Каждый выполняет свою роль, работу. Процесс управления командой требует определенных навыков от каждого. В этой статье мы рассмотрим этапы создания команды проекта, начиная с процесса отбора соискателей, собеседований, подбора сочетания навыков участников и выбора модели управления. Мы также обсудим важность ролей каждого звена и то, что помогает снижению конфликтов и повышает трудоспособность.

Это группа людей, объединенных общей целью, работающих совместно на результат. Основная задача — наметить и выполнить все цели. Участники могут существовать на разных уровнях организации. Помимо проектных групп, это могут быть совет директоров или группа менеджеров, занимающихся управлением, планированием или реорганизацией. По данным исследований, 39% проектных коллективов состоят из 6-10 человек; около 30,5% команд включают более 10 человек; 30,5% составляют группы от 1 до 5 участников.Коллектив, состоящий из профессионалов, всегда достигает успеха. Хотите реализовать проекты любой сложности? Окружайте себя людьми, которые знают свое дело и берут на себя ответственность.

Команда проекта и группа с общими интересами — два разных типа организаций, которые собирают вместе людей для совместной работы или достижения целей. На первый взгляд, эти два понятия схожи, но они имеют много различий. Отличия команды проекта от группы с общими интересами:

Перед постоянным составом ставится цель, связанная с достижением конкретного результата: есть ясно сформулированные задачи, их сроки. Группа с общими интересами объединена общими интересами, хобби или увлечениями. Целью может быть не работа, а обмен опытом.

В постоянном составе проекта есть роли, которые распределяются между участниками, в зависимости от навыков, специализации. У каждого человека есть задачи. Группа с общими интересами может не иметь строгой структуры или назначенных ролей. Участники группы с общими интересами часто добровольно участвуют в работах, которые их интересуют, выполняют роли на основе желания или умений.

Постоянные участники взаимодействуют между собой для обмена информацией, обсуждения проблем и принятия совместных решений. Группа с общими интересами может также иметь коммуникацию, но она может быть более неформальной, не такой структурированной. Участники с общими интересами могут общаться для обмена информацией, советами и идеями. Но часто такая коммуникация более свободная — у них нет жестких правил или протоколов.

Коллектив собирается для реализации конкретной задачи, работает вместе до ее завершения. Работникам предоставляются обязанности и цели, что делает их вовлеченными, а также заинтересованными в результате личностями. Общение среди людей с общими интересами может быть более неформальным, необязательным. Участники с общими интересами могут присоединяться или покидать команду в любой момент, их обязательства и участие зависят от доступности времени.

Команда проекта имеет конкретные результаты или достижения, которых она хочет достичь в рамках своего проекта. Успех измеряется в сроках выполнения поставленной задачи. Также во внимание берется уровень удовлетворенности заказчика. Временные работники ориентированы на совместном проведении времени, развитие связей, дружбы между участниками. Активная работа их вовсе может не интересовать. Успех коллектива с общими интересами часто определяется уровнем удовлетворенности и удовольствия, получаемых участниками во время работы над проектом.

Штат состоит из людей, выполняющих определенные роли. Некоторые типичные роли:- Руководитель: отвечает за разработку стратегии, планирование, контроль, координацию действий и управление менеджерами - Бизнес-аналитик: отвечает за анализ требований, определение целей, требуемых результатов- Разработчик: занимается созданием или модификацией программного обеспечения- Тестировщик: отвечает за проверку качества разработанного продукта, выявление ошибок- Менеджер по качеству: следит за соблюдением стандартовСостав играет главную роль в успехе любого проекта. Он должен быть надежным трудовым объединением. Рассмотрим два типа состава: закрепленный состав и проектный.

Закрепленный состав — это условное наименование для команды, где каждый член имеет полный рабочий день, на 100% посвященный проекту. Это означает, что они — постоянные сотрудники. Их время выделено исключительно на достижение целей.Преимущества закрепленного состава:- Концентрация: когда внимание каждого посвящено исключительно проекту, у них больше времени для фокусировки на достижении целей, решения всех возникающих проблем- Коммуникация: все люди находятся в одном месте, работают полный рабочий день. Следовательно, коммуникация между ними происходит быстро- Большая отслеживаемость: состав команды из постоянных сотрудников облегчает отслеживание, оценку проекта. Менеджер может легко контролировать прогресс, принимать соответствующие меры по исправлению задержек или проблем

Коллектив состоит из людей, которые работают над проектом только частично, имея другие обязанности, задачи в своих организациях. Привлекать к работе временных сотрудников иногда приходится из-за низкого бюджета или недостатка времени. Члены компании с неполной занятостью выступают в качестве временных лиц, фрилансеров или внешних поставщиков услуг. Сотрудники проектной занятости могут работать с несколькими руководителями и менеджерами. Этой связано с тем, что они могут выполнять сразу несколько задач. Для управления менеджеру потребуются дополнительные ресурсы. В этой ситуации менеджер — важное звено в управлении людьми с проектной занятостью.Преимущества штата с неполной занятостью:- Гибкость: состав с проектной занятостью обладает большей гибкостью в том, как и когда он выполняют свои задачи. Это может быть полезно при необходимости масштабирования проекта или привлечения новых людей на определенные этапы - Нанимаются на временной основе. Это уменьшает затраты на выплату зарплат, других постоянных накладных расходов- Доступ к экспертам: можно привлечь в проект людей узкой направленности. Они принесут свой вклад и решат конкретные задачи. Однако составы с неполной занятостью также имеют свои недостатки:- Меньшая приверженность: работники с проектной занятостью могут испытывать меньшую степень приверженности к проекту по сравнению с постоянными сотрудниками, поскольку их внимание может быть сфокусировано на другой задаче. Это может привести к снижению мотивации. Способ управления влияет на результат- Ограничение доступности: люди могут быть вовсе заняты другими задачами. Это затрудняет поддержание продуктивной работы. Иногда возникает проблема с коммуникацией и согласованием графиков работы. Особенно, если работа проходит удаленно. - Усложнение координации: управление участниками с проектной занятостью требует тщательного планирования и координации. Это потребует дополнительных усилий от менеджера проекта

Выбор между закрепленным составом и проектным зависит от сложности задачи. На выбор влияет список доступных ресурсов и требования заказчика. Иногда комбинация обеих моделей, с закрепленным ядром сотрудников и временными специалистами с неполной занятостью, может оказаться лучшей стратегией.

Формирование команды — важный процесс в любой организации. Когда люди работают вместе, их успех зависит от формирования, «притирки», функционирования.

Производится набор людей с разными навыками, опытом и качествами, которые смогут выполнять поставленные задачи. От руководителя должно поступать четкое представление о целях. Нужно установить общее видение задач. Определить роли и сферу ответственности каждого сотрудника. Важно понимать свою роль и цель. Это позволит быть на одной волне и работать сообща.Для формирования также важно учесть разнообразие навыков и опыта сотрудников. Разнообразие может привести к более креативным решениям, расширению горизонтов мышления. Руководителю важно установить процесс набора персонала, чтобы привлечь тех, кто подходит под требования, соответствует целям.

На этапе «притирки» участники начинают работать вместе, образуют свою динамику. В это время возникают проблемы и конфликты, связанные с чувством конкуренции, разногласиями в отношении целей и путей их достижения. Конфликты могут рассматриваться руководителем как возможность научиться работать вместе. Ему следует найти компромиссные решения.

На этом этапе уже сформировалась устойчивая модель управления и пойман нужный рабочий ритм. Сотрудники работают друг с другом под управлением менеджера. Каждый член команды осознает свою роль, знает какой сделать вклад в достижение общих целей. Факторами функционирования команды являются коммуникация, координация, поддержка. Регулярные обсуждения, обратная связь, оценка происходящего позволяют коллективу расти и развиваться. Поддерживать коммуникацию можно как через онлайн-задачники, так и через мессенджеры, где создается чат для всех участников.

Стадия реорганизации нужна для следующих изменений:- Изменения в объемах и видах работ- Необходимость замены некоторых работников, если они не справляются- Привлечение новых специалистов и т.д

Если проект временный, то может потребоваться расформирование участников. В этом случае может быть два варианта:

Организация процессов в команде зависит от того, какой стиль управления используют в компании. Существует авторитарный стиль управления и демократичный. При авторитарном стиле управления формируется жесткая иерархия: все подчиняются менеджеру, а тот — руководителю. Управляющие предоставляют условия, сроки сдачи проекта. Исполнители не оспаривают это решение. Но этот вариант применим для государственных учреждений, где нельзя отступать от шаблонов и присутствует минимум креатива. Чтобы создать приятную рабочую атмосферу, используйте более демократичные способы управления: Scrum или Kanban. Отношения в команде будут построены на равноправии. Такой стиль управления часто встречается в IT, дизайне, медиа, где приветствуются групповые обсуждения, мозговые штурмы и другие активности для повышения креативности и поиска свежих идей. Какие условия нужно создать руководителю для того, чтобы управление было эффективным?

Первым условием работы команды является установление ясных целей, а также общего видения проекта. Понятные цели позволяют понимать свою роль в достижении этих целей.

Коллектив состоит из людей с разными навыками и опытом. Разнообразие означает, что каждый участник может вносить креативные решения, инновации, решать вопросы.

Члены команды должны быть в курсе текущего состояния проекта, назначенных задач, сроков выполнения. Регулярные совещания с менеджером, обратная связь помогают поддерживать сотрудников на одной волне, устранять возможные проблемы на ранних стадиях.

Каждый член команды должен иметь доверие к руководителю и менеджеру, чувствовать поддержку со стороны своих коллег и тех, кто стоит у руля управления. Следует проводить открытые дискуссии, чтобы у сотрудников была возможность высказывать свое мнение. Идеи по проектной деятельности должны высказываться без страха быть осужденным или неправильно понятым. Взаимодействие с менеджером и руководителем должно сочетаться с уважением и поддержкой, чтобы создать благоприятную атмосферу для работы.

Коллектив требует управления и руководства. Руководитель должен уметь делегировать задачи, проводить проверку прогресса, поддерживать мотивированность сотрудников.

Участники должны иметь инструменты для анализа своей продуктивности, искать области для улучшения, размышлять над способами оптимизации работы. Обратная связь не создана исключительно для определения недостатков.

Запомните 6 коротких правил для успешного руководства: