Автор
Про управление проектами говорят довольно часто: проектный менеджмент часто вводят в компаниях, чтобы создать новый продукт, услугу. Однако начинающий специалист не всегда понимает, что предстоит делать на такой должности, зачем нужны управленцы и какие задачи перед ними стоят. Рассказываем в статье, что такое project management, как влияет на деятельность бизнеса, какими инструментами должен владеть менеджер и зачем это нужно предприятию.
Управление проектами помогает команде планировать работу над продуктом, услугой и выполнять задачи максимально эффективно. Инструменты проектного менеджмента разработаны, чтобы коллектив был организован. Все владеют информацией о ходе работ и взаимодействуют друг с другом без препятствий, лишних поисков ответственных. Методики управления помогают компании, бизнесу:
Методов project management в бизнесе появилось сейчас достаточно много. Эксперт самостоятельно разбирается, какой из них подходит конкретной ниши.
Определение «управление проектами» появилось в начале XX века, но современные методы появились только во второй половине столетия. Возникла четкая методология, которую стали применять в инженерном деле. Главную роль в становлении науки играл Институт проджект управления или PMI, который появился в 1969 году. Именно здесь появился свод, на который ориентируются современные проектные менеджеры – «Руководство по управлению проектами». В течение следующих десятилетий он несколько раз переиздавался с учетом изменяющихся тенденций.Проектник обязан был пройти обучение, освоить project management, получить сертификат от организаций типа PMI. Чтобы организовать команды, искали сотрудника, обладающего специальными знаниями, навыками.Сегодня процесс изменился – любой эксперт может стать проектным менеджером. Сертификация института больше не нужна. Обновленное программное обеспечение определило возможности развития компании. Управление проектом в бизнесе стало демократичным, гибким, наглядным для команды. Сегодня разработчики продолжают создавать инструменты, облегчающие работу управленца и координирования команды.
По определению project management помогают сделать сотрудников организованными, слаженными. Компания получает преимущества от такого подхода:
Проектник устраняет ненужную бюрократию, помогает быстрее создать продукт, затратить минимум времени, ресурсов на результат. Поэтому компании постепенно вводят методики project management, адаптируют их под собственные задачи.
Завершить успешно проект возможно, если проектная команда быстро отслеживает статус исполнения запросов клиента. Компания выбирает методы управления, которые подходят ей. Рассмотрим определения методологий, которые применяют менеджеры на предприятиях, их отличия.
Традиционные техники следуют системе, разработанной в PMI. Перед командой определяют две цели:
Представим, что проектному менеджеру заказчик поставил задачу. До начала проводят встречу с заказчиком, чтобы обговорить цели, ограничения, ресурсы. Все фиксируют в документах, чтобы следить за управлением, выполнением плана, соблюдением договоренностей. Руководитель устраняет барьеры, оценивает риски проекта, составляет план, чтобы вовремя сдать проект.Когда устав сформировали, проектник из компании собирает команду. Вместе сотрудники анализируют задачи, запросы заказчика, оценивают план. Затем обязанности распределяют между участниками. Менеджер корректирует план, контролирует команду, следит за выполнением целей. В конце проводят тестирование и отдают на внедрение конечный продукт.
По определению в эту группу методологий входят Scrum, Kanban и другие. В подходах есть различия, но базируются они на 4 общих принципах:
В этом случае работает не только проектная команда. Заказчика активно вовлекают в обсуждение, тестирование – он всегда может внести изменения в утвержденный план. План делится на короткие отрезки времени – обычно 2-3 недели. Задача такой итерации – проанализировать запросы клиента, спроектировать продукт, протестировать, подготовить документы. По итогам отрезка времени выдают готовый проект, оценивают результаты, составляют план для следующей итерации. В результате через каждые 2-3 недели заказчик получает мини-проект или его часть, которую можно запустить отдельно.
Методы Agile подходят не для всех ситуаций. Применять методологию рекомендуют, если клиент не может сформулировать окончательные требования. Тогда задачи корректируют в процессе. Agile подойдет, если нужно создать продукт или писать код за короткий срок. Например, для ИТ-сферы, программного обеспечения.
Чтобы проектные команды работали эффективно, менеджеры правильно распределяли обязанности, управляли ресурсами, используют основные инструменты project management. Рассказываем, какие из них применяют в компаниях:
Важно выбирать инструменты управления с учетом специфики проекта, который создает компания. Иногда достаточно карточек с описанием деталей, дедлайнов и ответственных. В других случаях требуется логическая связь, чтобы не потеряться в этапах.
До второй половины XX века компании использовали традиционные методы менеджмента – проектный подход появился позже. Два метода создания часто сравнивают – они подходят для разных задач компании. Разберем разницу между подходами к управлению. Сравнение традиционного и project менеджмента
| Традиционный подход | Проектный подход |
| руководители заранее планирую позиции, а затем под них выделяют ресурсы | руководители ставят цель, стремятся к ее достижению |
| нет ограничений по дедлайнам для работы | появляются ограничения во времени, ресурсах; менеджер планирует бюджет, под который разрабатывают процессы |
| главное – рабочий процесс, установленная норма | главное в управлении – результат проекта, а не рабочий процесс |
| работа стабильная, но монотонная | обязанности сотрудников разнообразны, требуют неординарного подхода |
| сотрудники ориентируют на процессы, ход событий | на каждом этапе ставят отдельную цель, результат – готовый продукт |
| привлекают постоянных сотрудников | под каждый проект подбирают команду с нужными навыками, знаниями |
Project management доказал эффективность на практике, но важно, что сегодняшние компании все равно часто применяют традиционный подход в управлении. На оперативную работу подбирают постоянный персонал. Однако для решения новых вопросов часто привлекают сотрудников со стороны, объединяют их в команду проекта. Чтобы применить project подход, организация должна быть готова к дополнительным расходам на повышение квалификации подчиненных. Так получится взрастить проджект менеджеров для новой методологии.
Перед тем как внедрить управление проектами в компанию, руководителям важно решить задачи по организации взаимодействия между участниками. Одновременно учитывают обязанности линейных подразделений в фирме и решают новые экономические, технические проблемы. Чтобы сделать это, руководители приходят к одному из трех решений по деятельности:
Если этапов деятельности много, сложна реализация, применяют третий подход. Такая ситуация часто встречается в электронной, аэрокосмической, ИТ-услугах.
Грамотное управление проектом помогает компании развиваться, создавать инновационные продукты, услуги и организовывать эффективно работу сотрудников. От проектного менеджера зависит, получится ли выполнить требования клиента и выдать результат, который принесет пользу конкретной организации.
