Автор
Система управления персоналом (СУП) помогает контролировать бизнес-процессы компании, связанные с сотрудниками. Она позволяет руководителям упрощать работу подразделений, повышать общую продуктивность. Чтобы оптимизировать эти процедуры, организации приобретают доступ к автоматизированным программам и сайтам. Так организация закрывает сразу несколько задач: от поиска соискателей до сбора данных отчетов. Рассказываем, из чего состоит система управления сотрудниками, какой бывает структура и для чего она нужна предприятию.
Система зависит от политики руководства, размера предприятия, характера ниши, в которой работает бизнес. Некоторые элементы являются обязательными для крупной фирмы, а малый бизнес при этом может без них обойтись. Эксперты определили необходимый минимум, без которого не работает даже маленькая компания. Среди них:
Каждый элемент управления людьми преследует конкретные цели, задачи и функции. Чтобы вся система слаженно работала в организации, за каждой составляющей закрепляют отдел HR-департамента.
Чтобы управление работниками не происходило хаотично, выделяют несколько подсистем. К компонентам СУП экономисты, эксперты в сфере менеджмента относят:
Каждая подсистема имеет собственную концепцию, методы работы, функции. Без них компании будет тяжело работать среди конкурентов, удерживать талантливых сотрудников. Поэтому на крупных предприятиях за каждую подсистему отвечает отдельное подразделение HR.
Управление кадрами в одной фирме может сильно отличаться от другой. Связана разница в подходах с тем, что предприятия ставят разные цели. На это влияет масштаб производства, стратегия, сфера деятельности. Однако в большинстве случаев цель менеджмента – поиск, использование и развитие работников.В каждой организации есть дополнительные цели двух уровней:
Кроме целевых направлений, перед системой ставятся конкретные задачи. Они также зависят от особенностей конкретной компании. Если обобщить опыт большинства предприятий, то среди целей управления персоналом выделяют:
Данные цели распределены между несколькими отделами компаний. Отдел кадров разрабатывает методы удержания специалистов, которые более ценны для предприятия. Отдел социального развития отвечает за соцпакет, защищает гражданские права персонала. Чтобы условия были безопасными и комфортными для сотрудников, отдел по охране труда контролирует выполнение обязательных требований к работодателю.
Кадровые службы отличаются на предприятиях по своей структуре управления. В большинстве организаций основаны следующие подразделения:
Чтобы подробнее рассмотреть, какие подразделения бывают в дирекции HR, возьмем пример широкой структуры. В таких фирмах персонал достигает более 1000 человек. Характеристики отделов, функционал показан в Таблице 1.
| Отделы | Задача | Функции |
| Управления персоналом | Обеспечить компанию подходящими специалистами | Работа с оформлением документации по кадрам, анализ текучести, подготовка приказов |
| Обучения и развития | Повысить квалификации работников | Проведение тренингов, курсов для руководителей, других работников, организация переподготовки кадров, составление учебных программ, подготовка плана стажировки для студентов, определение потребности в обучении. |
| Оценка персонала и оплаты | Проанализировать результаты работы каждого сотрудника, разработать систему мотивации | Отслеживание показателей эффективности персонала, организационной структуры в целом, внедрение современных систем оплаты труда, составление коллективного договора, аттестация руководителей, формирование отчетности по показателям KPI |
| Социального развития | Обеспечить соблюдение прав, социальных гарантий для работников | Разработка, внедрение инструментов социальной защиты, управление фондом материальной помощи, ведение пенсионных дел, контроль вопросов социального страхования, организация выплаты ссуд, пособий, предоставление путевок на отдых |
| Охраны труда | Обеспечить безопасные условия для труда работников | Контроль работ по охране труда в компании, проведение инструктажа для работников, соблюдение норм законодательства в данной сфере |
| Административно-хозяйственный | Руководить младшим персоналом и обеспечивать работников необходимыми инструментами | Контроль низшего звена, порядка в офисе, обеспечение работников необходимой канцелярией, мебелью, техникой |
| Юридический | Защищать права сотрудников, предприятия в целом | Контроль за соблюдение правовых норм, оформление документов, утверждение соглашений между соискателями и работодателем, должностных инструкций |
На структуру влияет размер бизнеса, о котором идет речь. В небольшие организации берут одного руководители службы HR, управляющего отделом. Корпорации основывают несколько отдельных подразделений по работе с сотрудниками. Чтобы построить работу службы, применяют матричную, функциональную или линейную организационную структуру. Вне зависимости от того, какую иерархию выбрала компания, выделяют три главных элемента:
Эксперты по менеджменту не советуют большим корпорациям наращивать слишком большую структуру по работе с персоналом. Подразделения не смогут эффективно взаимодействовать между собой. Среди подразделений будут разные мнения, документооборот затянется, сотрудники получают указания от разных руководителей. Чтобы не произошло подобной ситуации, но и не был упущен ни один элемент, организации внедряют автоматизированные программы.
Персонал работает эффективно тогда, когда решения HR-служб принимаются, исходя из четких принципов. Среди них выделяют:
Это обобщенные принципы: в некоторых предприятиях список длиннее или короче. Перечисленные пункты считаются ключевыми.
Оценка сотрудников, эффективности кадрового отдела помогает выявить проблемы, которые мешают развитию компании, а затем устранить их. Для полноценного анализа проводят:
Система достаточно многогранна, поэтому для оценки эффективности используют сразу несколько методов:
Отдел кадров привлекает к анализу руководителей подразделений, чтобы получить наглядные результаты. Чтобы объективно оценить эффективность работников, применяют следующие показатели:
Предпосылками к проведению исследования могут стать проблемы персонала на любом уровне организации. Плохая мотивация работников приводит к снижению финансовых показателей, а некомфортная атмосфера, отсутствие дисциплины – к проблемам коммуникации между кадрами. Важно выявить проблему быстро, пока компании не был причинен значительный ущерб. После обработки результатов, выделения главных недочетов, отдел кадров предлагает пути решения, совершенствование существующей структуры, стратегии.
Чтобы выявить недочеты в существующей работе сотрудников, используют определенный алгоритм действия:
После проведения оценки обязательно фиксируют результаты. Так менеджер получит полную картину, выявит проблемы, актуальные для фирмы сегодня. Затем удастся подобрать способы решения. Чтобы провести анализ, недостаточно ресурсов кадрового отдела. Обязательно привлекают непосредственных руководителей организации. Решением выявленных проблем становятся реформы в стиле менеджмента, упор на корпоративной культуре, изменения мотивации и наказаний.
Подбор сотрудников, адаптация, мотивация – все это отражается на успехе предприятия. Поэтому даже в малом бизнесе создают небольшой отдел, организующий систему управления кадрами. Масштаб, организационная структура уже зависят от размера предприятия.Продуманная стратегия решает сразу несколько задач компании:
Лояльные квалифицированные работники быстрее, качественные выполняют задачи руководителя. Своевременная оценка персонала эффективности помогает распознать специалистов, которые не приносят пользу компании, а просто получают зарплату. Найти талантливых сотрудников, мотивировать их как раз и помогает система управления персоналом.
