Матрица RACI против путаницы в проектах и процессах

Матрица RACI — это инструмент управления проектами. Она представляет собой таблицу с распределением ролей и зон ответственности. Методика raci является удобным и наглядным средством закрепления взаимоотношений всех участников процесса и их полномочий. Использование матрицы RACI полностью исключает путаницу и ситуации, когда задача зависает в воздухе, потому что все думают, что ее делает кто-то другой, или когда решение не принимается неделями, так как непонятно, кто должен поставить финальную подпись. Главная задача матрицы — распределить ответственность, зоны компетенции и принятия решений. Матрица ответственности — это не просто модный термин из учебника по менеджменту, а мощный практический инструмент, который позволяет контролировать все процессы, видеть роль каждого участника и оценить ход выполнения проекта. В этой статье рассмотрим, как превратить модель RACI (RACI matrix) из теоретической схемы в хорошо работающий механизм повышения эффективности компании.

Матрица распределения ответственности проекта — это инструмент планирования отношений, который используется для четкого распределения ролей и обязанностей между участниками проекта, бизнес-процесса или любого другого вида деятельности, где задействована группа людей. Он выглядит как таблица, где по вертикали перечислены все задачи процесса, а по горизонтали — все роли, должности или отделы, которые в нем участвуют. На пересечении строк и столбцов проставляются буквы R, A, C или I, которые и определяют участников, их роли в проекте и зоны ответственности.Главная цель RACI — устранить неоднозначность и ответить на три простых, но жизненно важных для проекта вопроса:

В чем ценность RACI-матриц для бизнеса? Это простой способ распределить роли. Это язык, на котором команда договаривается о правилах игры, прежде чем выйти на поле. Ценность метода RACI выходит далеко за рамки простой таблички. Она трансформирует способ работы организации, принося конкретные измеримые выгоды:

Применение RACI — это не самоцель, а стратегический ответ на конкретные бизнес-вызовы. Она становится критически необходимой в следующих случаях:

По сути, внедрять RACI нужно тогда, когда цена неразберихи и хаоса в работе подразделений начинает превышать стоимость времени, потраченного на построение матрицы.

Магия и эффективность инструмента кроются в расшифровке аббревиатуры RACI — Responsible, Accountable, Consulted and Informed. Расшифровка RACI:

И если исполнителей в одной задаче может быть несколько, как в задаче 1 нашей таблице, то только неукоснительное соблюдение правила «Один «А» на задачу» и четкое разделение функционала «R» (делает) и «A» (отвечает за результат) обеспечит эффективное выполнение задач.Если при реализации проекта возникают сложности, полезным будет отразить в матрице RACI текущее распределение ролей. И уже на этом этапе управления проектом можно ясно увидеть, почему возникают проблемы. В нашем примере наглядно видно, что Задача 2 не может быть реализована потому, что делать ее просто некому, — не назначен ответственный исполнитель.

Классическая система RACI подходит для большинства ситуаций, но иногда ее бывает недостаточно. Для более сложных случаев существуют расширенные версии:RASCI. Этот вариант дополнен ролью S (Support) — Поддерживающий. Это участник, который оказывает помощь исполнителю (R), но не несет прямой ответственности за результат. Например, ассистент, технический специалист либо другой отдел, предоставляющий ресурсы.RACI-VS. Еще более детализированная модель, добавляющая две роли:

RACIQ. В данной модификации участник Q (Quality) дает оценку и содействует повышению качества работы.RACI-SAR. Здесь классическая матрица дополнена тремя вспомогательными ролями: Исполнителя (R) и Ответственного (A), а также введена новая роль S (Signatory) — подписывающий. Это тот, кто отвечает за принятие решений и ставит свою подпись в документах. CAIRO. В этой модели появляется роль O (Omitted) — Исключенные. Это те, кто намеренно не вовлекается в процесс без реальной необходимости, чтобы избежать дублирования полномочий или конфликта интересов.Использовать расширенные версии стоит только тогда, когда классической RACI действительно не хватает для описания всех нюансов вашего процесса.

Матрица ролей и полномочий RACI — это не волшебная палочка, а один из самых действенных инструментов для распределения ответственности между участниками проекта, создания дисциплины и порядка в проектной и процессной деятельности компании. Это таблица, с помощью которой становится возможной оптимизация распределения полномочий, чтобы больше не возникало вопросов, на ком именно лежит ответственность за выполнение той или иной задачи. Построение матрицы, которая успешно работает — это не пятиминутное дело, а мини-проект, состоящий из нескольких этапов.

Выберите процесс или проект, который хотите описать. Сделайте список последовательных, конкретных и измеримых задач. Чем подробнее будет расписан проект, тем лучше. Избегайте расплывчатых формулировок. Не «Разработка», а «Создание технического задания», «Прототипирование интерфейса», «Написание кода модуля X», «Тестирование нагрузки». Задачи выносятся в вертикальный столбец матрицы.

Выявите всех людей, роли или отделы, которые так или иначе вовлечены в процесс. Важно использовать названия ролей (например, «Руководитель отдела маркетинга», «Ведущий разработчик»), а не имена людей, так как кадровые перестановки неизбежны. Участники формируют горизонтальную строку матрицы.

Это самый важный и сложный этап. Проведите его в формате рабочей сессии с ключевыми участниками процесса.А именно:

Если правильно составить матрицу RACI, — назначить реальных участников, четко определить их функции и организовать контроль за реализацией задач, удастся добиться слаженной работы команды и достижения целей в максимально короткие сроки.Пример матрицы RACI для проекта «Подготовка экспертного релиза», который реализует команда одного из СМИ:

После заполнения матрицу необходимо согласовать со всеми участниками, утвердить у руководства и официально ввести в обиход.

Несколько «Accountable» на одну задачу. Самая опасная ошибка, ведущая к конфликту полномочий и параличу решения. Назначение одного Accountable помогает избежать размывания полномочий и ответственности и гарантирует выполнение задачи. Пустые ячейки («Nobody is responsible»). Если у задачи проекта нет ни одного «R» — она не будет выполнена.Слишком много «Consulted». Каждый лишний «C» тормозит выполнение задачи. Задавайте вопрос: «Что случится, если мы НЕ посоветуемся с этим человеком?».RACI как формальность. Просто построить матрицу — недостаточно. Если ее сделали, положили в папку общего доступа и забыли, смысла в ней нет. Она должна быть рабочим документом, к которому обращаются при возникновении споров. Назначение ролей отделам, а не конкретным людям. Ответственность всегда персональна. «Отдел продаж» — не ответственный. Ответственный — «Иванов, руководитель отдела продаж».

Преимущества:

Основные проблемы в применении матрицы RACI (и как их нивелировать):

Возможно, она потребует некоторых усилий на старте, но это многократно окупается за счет снижения потерь, экономии времени и нервов сотрудников. Поэтому начните с одного пилотного проекта, отточите методику и убедитесь сами: управление командой может проекта быть предсказуемым, а ответственность — четкой.