Этапы управления проектом: секреты эффективной реализации
Что представляет собой жизненный цикл проекта
Жизненный цикл проекта (ЖЦП) представляет собой последовательность стадий, этапов, через которые он проходит, начиная с зарождения и заканчивая завершением. Включает в себя планирование, исполнение, контроль деятельностей, связанных с идеей, ведет к достижению определенных целей. Каждая фаза имеет свои характеристики, задачи бизнеса.Таким образом, нужно делать поэтапные шаги, чтобы воплотить идею в успешный продукт. Понимание ЖЦП помогает команде:
- Действовать совместно, целенаправленно
- Следить за ходом работы, статусом
- Завершать работу в быстрый срок за счет сформированного плана
Благодаря этим преимуществам, команда успешно идет к финалу, не расходуя время, деньги впустую.ЖЦП может быть различным в зависимости от типа, сложности работ и отрасли. А также требований заказчика или организации, которые будут выполнять план.Давайте теперь углубимся в более подробные детали управления любым проектом.
Пять этапов жизненного цикла управления проектом
Эти стадии менеджмента подробно рассмотрены в «Руководстве к своду знаний по управлению проектами» (США, 1996 год). Издание выделяет пять этапов:
- Инициация
- Планирование
- Исполнение
- Контроль исполнения или мониторинг
- Завершение
Поговорим о каждом.
Этап 1. Инициация
Инициация — начальный этап, которая определяет будущий план, ожидаемый итог. На этом шаге решаются организационные вопросы, зарождается идея и фиксируются основные моменты.Что важно делать:
- Найти спонсоров, оформить реестр клиентов
- Собрать команду, провести совещание
- Подготовить документы
- Запланировать работы. Указать выгоды, бюджет, спрогнозировать итог, возможные проблемы при завершении и другое.
Итог: оформление экономического обоснования либо проектного устава в виде документа для команды. Вот пример его составления.
Заказчик-компания | ООО «Иванов и партнеры» |
Наименование | Внедрение CRM системы в образовательный центр |
Ответственный | Владимир Михайлов |
Цель | Автоматизировать отдел продаж, сформировать клиентскую базу, выстроить грамотную воронку продаж, взаимодействие с заказчиком |
Клиенты | В. Зайцев, А. Хлебников, А. Румянцев |
Сроки | 01.09.2023-01.10.2023 |
Выгоды | Сократить ручной труд, структурировать и накопить данные о клиентах, систематизировать работу с заказчиками. |
Бюджет | 450 000 |
Риски | Нехватка финансов, превышение сроков, отчуждение системы работниками отдела продаж. |
Этап 2. Планирование
Следующий этап после инициации — планирование (что хочет иметь бизнес от нового продукта, время на разработку). Планирование — формулировка четких целей, например, с помощью метода SMART. Последний способ также можно использовать как технику продаж. Он помогает взаимодействовать команде, определять конкретные цифры и следить за процессом.Следует обозначить 5 целей по способу SMART из одной общей:
- Конкретную — четко понимать результат
- Измеряемую — с метриками и цифрами
- Достижимую — учитывать текущую конъюнктуру
- Реалистичную — нужно точно достичь
- По времени ограниченную — со сроками, дедлайнами
Результат: разбить один блог на пять блогов — с разным деталями. За счет этого интересанты понимают, какие ждать итоги, руководству и команде помогает ориентироваться при управлении.Пример:
Название цели | Внедрение CMR-приложения |
Конкретная | Повышение объема продаж, среднего чека |
Измеряемая | Увеличение конверсии из заявки в сделку до 80 % |
Достижимая | Увеличение клиентской базы на 50 % |
Реалистичная | Сокращение рабочих часов до 20 процентов для менеджеров благодаря автоматизации процессов управления |
Ограниченная по времени | Масштабирование CMR-программы организации управления до 1 ноября 2023 года |
Этап 3. Исполнение
На следующей стадии выполнения исполнители работают над совместными задачами, руководитель контролирует сроки.Что нужно делать:
- 1Ставить задачи, цели сотрудникам с помощью приложения CRM. Например, в таск-менеджере OkoCRM исполнители получают напоминания. Системное управление контролирует ход исполнения.
- 2Важно отслеживать показатели. Можно задать KPI или конкретные измеримые задачи, которые должны достигнуть к назначенному времени.
- 3Обновлять графики, актуализировать задачи. Сверяться с командой в период работы, убеждаться, что управление процессом идет по плану.
Итог: На данном этапе управления необходимо составить график-хронологию с конкретными датами. Вот следующий пример графика задач для команды в виде хронологии:
Хронология | с 01.09.2023-01.10.2023 |
Состав команды | Андрей Б., Алексей З., Мурат Х., Роман С. |
01.09 | Андрей Б. делает аудит процессов в организации, составляет отчет |
03. 09 | Андрей Б. согласует отчет с руководителем по выполнению работ |
05.09 | Мурат Х., Роман С. выстраивают воронку продаж с куратором заказчика |
11.09 | Андрей Б. оформляет план внедрения CRM для управления сотрудниками, составляет смету на работы |
24.09 | Алексей З. согласует план внедрения с заказчиком |
26.09 | Мурат Х., Роман С. настраивают CRM для отдела продаж |
03.10 | Алексей З. обучает работников отдела продаж |
17.10 | Андрей Б., Алексей З., изучают результаты, имеют обратную связь с сотрудниками, анализируют метрики |
25.10 | Мурат Х., Роман С. внедряют систему управления на отдел техподдержки, бухгалтерию |
01.11 | Мурат Х., Роман С. анализируют результаты, конверсии, завершение внедрения системы управления |
Этап 4. Мониторинг, анализ, оценка
Следующий блог включает анализ процесса. Руководитель фиксирует достижения, делает сравнение их с KPI. На этом шаге проверяют, как управление влияет на процесс, как часто предоставляют отчетность руководству.Что важно делать:
- Собрать отчетность о ходе работ
- Проанализировать базовые данные (результаты по KPI, цены и другое)
- Сделать прогноз достижения задач, целей
- Подготовить анализ результатов
- Принять решения об изменениях
Простой отчет по KPI выглядит так:
Метрика | План | Факты |
Исходная цель | Внедрение таск-менеджера к 01.11.2022 | Система управления внедрена 26.10.2022 |
Измеряемая цель | Повышение конверсии заявки в сделку до 80 % | На 01.11.2022 конверсия составила 85 % |
Достижимая цель | Увеличение клиентской базы на 45 процентов за счет CRM системы | Клиентская база возросла до 43 процентов |
Затраты | 500 000 | 450 000 |
Индекс соблюдения сроков | 1 | 0,8 |
Темпы привлечения заинтересованных лиц | Повышение на 25 % | Повышение на 20 % |
Совет. Проинформировать команду о процессе: что удалось сделать правильно, что не получилось. Быть честными, открытыми во время сотрудничества.
Этап 5. Завершение
На следующем (финальном) шаге выполнения работ проводят итоговое совещание, делают выводы.Что нужно делать:
- Передать заказчику описание продукта, отчёты, протоколы тестирования
- Дать финальную оценку управления процессом
- Составить заключительный отчёт данных, оформить документацию
- Урегулировать спорные вопросы
- Закрыть проект приказом компании. Подрядчик предоставляет гарантии на выполненные работы, обязуется безвозмездно устранить выявленные недочеты
Наименование проекта | Внедрение системы CRM в образовательный центр |
Дата | 01.11.2022 |
Время встречи | 11.00-13.00 |
Обзор повестки дня | Андрей Б. расскажет вкратце о выполнении целей, задачах, ожидаемых итогах |
Обзор результатов | Алексей З. опишет достижения KPI, об успехе проекта в целом |
Отзывы участников процесса | Б. Крикунов, Л. Иванов, С. Сергейцев дают свои оценки по проекту, какие ресурсы еще можно использовать |
Поручения | Алексей З. вышлет заметки со встречи к 02.11.2022 года. Надо оптимизировать графики к 6 декабря 2022 года. |
Вот так выглядит повестка дня, которую готовят для итоговой встречи с нанимателем.
Стадии планирования управления проектами
Эти 6 шагов помогут создать план, который приведет команду к успешному финалу.Этап 1. Определить клиентов, встретиться с ними. В компанию могут обратиться совершенно разные люди, которые будут ожидать от вас создание хорошего проекта. Следует встретиться с основными участниками, спонсорами для совместной разработки планирования по дедлайну, смете. Этап 2. Выбрать цели, распределение задач. Как только у вас появится перечень ожиданий всех заинтересованных лиц, определите совместные цели. Наметьте ресурсы, преимущества, которые хотите получить при планировании.Этап 3. Выбрать отчетные материалы. Выясните, какие потребуются этапы проекта для решения поставленных задач. Подумайте, какие продукты хотите делать? Затем оцените время выполнения каждого отчета.Этап 4. Создать график проекта. Просмотрите отчеты, поставьте конкретные задания для процесса планирования. Для выбранных целей укажите сроки исполнения, полезные ресурсы, инструменты, назначьте ответственного сотрудника.Отчеты, зависимости, показатели нанесите на диаграмму Ганта. Следует использовать доступные инструменты в виде приложения, онлайн-шаблона.Этап 5. Выявить проблемы, оценить риски. При разработке проекта, выясните, что за шаги вам нужно сделать для предотвращения возможных рисков либо уменьшить их негативные последствия при выполнении. Этап 6. Представить план проекта всем участникам. Разъяснить участникам процесса, что ожидать от планирования, предложить решения для конфликтных ситуаций. Провести открытую беседу с лицами, которые заинтересованы в процессе работы.
Резюмируем
Успешная организация постоянно разрабатывает продуктивный проект.
Это дает:
- Применять ресурсы, инструменты бизнеса более эффективно
- Быть адаптивными в меняющихся условиях
- Определять цели с возможными рисками
- Привлекать спонсоров с помощью инструментов компании, заниматься инвестиционными вложениями, другое
Применение проектного менеджмента считается конкурентным преимуществом. Срок создания проекта сокращается, значит, ЖЦП уменьшается. Проектное управление — это не только настоящее, но и будущее проджект-менеджмента. Без него не предвидится устойчивое совершенствование бизнеса.
Менеджер должен быть компетентен в работе, использовать теоретические, практические знания в сфере предпринимательских навыков, которые формируют лидера. Специалист способен думать стратегически, принимать правильные решения, грамотно составлять планы, прогнозы, учитывать ресурсы, инструменты. Опытного менеджера при создании бизнеса трудно отыскать, но можно пойти на курсы менеджмента, маркетинга. Там можно научиться руководить проектами, обучиться новой профессии и работе.