Этапы управления проектом: секреты эффективной реализации

Жизненный цикл проекта (ЖЦП) представляет собой последовательность стадий, этапов, через которые он проходит, начиная с зарождения и заканчивая завершением. Включает в себя планирование, исполнение, контроль деятельностей, связанных с идеей, ведет к достижению определенных целей. Каждая фаза имеет свои характеристики, задачи бизнеса.Таким образом, нужно делать поэтапные шаги, чтобы воплотить идею в успешный продукт. Понимание ЖЦП помогает команде:

Благодаря этим преимуществам, команда успешно идет к финалу, не расходуя время, деньги впустую.ЖЦП может быть различным в зависимости от типа, сложности работ и отрасли. А также требований заказчика или организации, которые будут выполнять план.Давайте теперь углубимся в более подробные детали управления любым проектом.

Эти стадии менеджмента подробно рассмотрены в «Руководстве к своду знаний по управлению проектами» (США, 1996 год). Издание выделяет пять этапов:

Поговорим о каждом.

Инициация — начальный этап, которая определяет будущий план, ожидаемый итог. На этом шаге решаются организационные вопросы, зарождается идея и фиксируются основные моменты.Что важно делать:

Итог: оформление экономического обоснования либо проектного устава в виде документа для команды. Вот пример его составления.

Следующий этап после инициации — планирование (что хочет иметь бизнес от нового продукта, время на разработку). Планирование — формулировка четких целей, например, с помощью метода SMART. Последний способ также можно использовать как технику продаж. Он помогает взаимодействовать команде, определять конкретные цифры и следить за процессом.Следует обозначить 5 целей по способу SMART из одной общей:

Результат: разбить один блог на пять блогов — с разным деталями. За счет этого интересанты понимают, какие ждать итоги, руководству и команде помогает ориентироваться при управлении.Пример:

На следующей стадии выполнения исполнители работают над совместными задачами, руководитель контролирует сроки.Что нужно делать:

Итог: На данном этапе управления необходимо составить график-хронологию с конкретными датами. Вот следующий пример графика задач для команды в виде хронологии:

Следующий блог включает анализ процесса. Руководитель фиксирует достижения, делает сравнение их с KPI. На этом шаге проверяют, как управление влияет на процесс, как часто предоставляют отчетность руководству.Что важно делать:

Простой отчет по KPI выглядит так:

Совет. Проинформировать команду о процессе: что удалось сделать правильно, что не получилось. Быть честными, открытыми во время сотрудничества.

На следующем (финальном) шаге выполнения работ проводят итоговое совещание, делают выводы.Что нужно делать:

Вот так выглядит повестка дня, которую готовят для итоговой встречи с нанимателем.

Эти 6 шагов помогут создать план, который приведет команду к успешному финалу.Этап 1. Определить клиентов, встретиться с ними. В компанию могут обратиться совершенно разные люди, которые будут ожидать от вас создание хорошего проекта. Следует встретиться с основными участниками, спонсорами для совместной разработки планирования по дедлайну, смете. Этап 2. Выбрать цели, распределение задач. Как только у вас появится перечень ожиданий всех заинтересованных лиц, определите совместные цели. Наметьте ресурсы, преимущества, которые хотите получить при планировании.Этап 3. Выбрать отчетные материалы. Выясните, какие потребуются этапы проекта для решения поставленных задач. Подумайте, какие продукты хотите делать? Затем оцените время выполнения каждого отчета.Этап 4. Создать график проекта. Просмотрите отчеты, поставьте конкретные задания для процесса планирования. Для выбранных целей укажите сроки исполнения, полезные ресурсы, инструменты, назначьте ответственного сотрудника.Отчеты, зависимости, показатели нанесите на диаграмму Ганта. Следует использовать доступные инструменты в виде приложения, онлайн-шаблона.Этап 5. Выявить проблемы, оценить риски. При разработке проекта, выясните, что за шаги вам нужно сделать для предотвращения возможных рисков либо уменьшить их негативные последствия при выполнении. Этап 6. Представить план проекта всем участникам. Разъяснить участникам процесса, что ожидать от планирования, предложить решения для конфликтных ситуаций. Провести открытую беседу с лицами, которые заинтересованы в процессе работы.