АСУ гостиницы: нужны ли автоматизированные системы управления отелей
Автор
АСУ гостиницы
На рынке гостиничного бизнеса часто используют новые информационные технологии, упрощающие работу персонала. Целью нововведений является сбор достоверной информации для управления, оптимизация бизнес-процессов, отказ от «бумажной волокиты», повышение уровня сервиса.АСУ гостиницы – технология, которая решает подобные задачи. Автоматизированная программа управления упрощает работу персонала на рабочих местах, помогает оптимизировать бизнес-процессы. Рассмотрим подробнее, какие используют системы управления, программные продукты.
Современные автоматизированные системы управления гостиницами и функционал
АСУ представляет собой комплекс программных средств, с помощью которых управляют службами в гостиницах и отелях. Пакет программ помогает оптимизировать функциональные звенья системы предприятия и наладить слаженную работу между ними. АСУ помогает повысить уровень сервиса в номерах гостиницы: в результате растет объем дохода и конкурентоспособность. Современные АСУ отличаются следующим функционалом:
- 1.Организация работы гостиницы. Программы системы отслеживают состояние номерного фонда, собирают информацию о занятости, резервировании
- 2.Сокращают время на регистрации в системе. АСУ помогает быстрее сформировать необходимые бумаги для заселения гостя в номер
- 3.Онлайн-бронирование номера. Гости, планирующие остановиться в отеле, подают заявку через интернет, без разговора с администратором
- 4.Ведут отчетность и анализ в единой информационной базе. Для каждой гостиницы собирается информация о номерном фонде, типах номеров и тарифах – в результате получаете отчетность в нескольких разрезах
- 5.Расчет при помощи лицевых счетов гостей. Расходы, стоимость номера заносятся в систему на лицевой счет. Гостя выдают выписку оплат и услуг по запросу
- 6.Отслеживание свободных номеров. У гостиницы не случится ситуации, когда жильцы еще не успели выселиться, а постоялец уже приехал в отель
- 7.Программа скидок и бонусных карт. В АСУ закладывают даже сложные механики распродаж и акций, отличающиеся от стандартных систем
ВАЖНО! Автоматизация перечисленных процессов повышает эффективность работы подразделений в связке. Кроме того, персонал быстрее реагирует на запросы гостей и управляющего, поскольку программа формирует отчеты, ведет базы данных самостоятельно.
Преимущества применения автоматизированных систем
АСУ открывает новые возможности гостиничному бизнесу в управлении номерным фондом. Отель, гостиница, хостел за счет программных продуктов автоматизируют процессы, повышая доходность организации. Из плюсов АСУ выделяют:
- возможность оперативно управлять деятельностью предприятия в реальном времени
- снижение переменных трат и увеличение за счет этого выручки гостиницы
- снижение постоянных расходов – отпадает необходимость нанимать сотрудников на операционную работу, более дешевый вариант программ по управлению лояльностью
- своевременное формирование данных о результатах работы гостиницы, текущем состоянии
- увеличение скорости оборота средств за счет оптимизации складских запасов
- автоматизированное ведение управленческого учета
АСУ помогает не только повышать уровень сервиса для гостей, но и эффективнее вести структурирование затрат. Управленческие модули системы помогают заложить оптимальные расходы на поддержание бизнеса без «перегибов».
Серверные (десктопные) PMS: сравнительная таблица
Стационарные программные АСУ, они же серверные системы управления широко распространены среди большинства гостиниц. В данном случае программное обеспечение, данные располагаются на сервере, к которому подключены терминалы. Доступ к АСУ осуществляется через программы на этих терминалах. Поскольку физически работа систем управления происходит на территории организации, владельцу предварительно нужно приобрести аппаратное и программное обеспечение.Рассмотрим 5 популярных десктопных PMS систем, которые активно применяются в гостиничном бизнесе:
- 1.Logus HMS. Создана в 2014 году российскими разработчиками. Программа адаптирована под специфику управления российскими гостиницами и санаториями. Владельцы отеля выбирают и формируют подходящий интерфейс в этой АСУ, поскольку она обладает функциями под любой запрос. В случае расширения перечня услуг, бизнеса ПО можно также модифицировать с учетом новых потребностей
- 2.Open Source Matters. Программа включает полностью готовый онлайн-продукт, а также внедрение под ключ. Пакет открывает возможности для прямых продаж на сайте, автоматического бронирования. Программное обеспечение подходит как для больших отелей, так и для частных вилл, домов, туристических баз и санаториев
- 3.Oracle Hospitality OPERA. ПО управления отелем для сетевых операторов. Задача пакетного предложения – повысить эффективность работы персонала и уровня обслуживания
- 4.Oracle Hospitality Suite8. Универсальное интегрированное решение для гостиничного бизнеса. Бизнес-процессы объединяются в единое информационное поле, которым удобно управлять. Программа была разработана еще в 1987 году, поэтому считается стандартом системы управления
- 5.Shelter Pro. Профессиональная программа управления гостиничным бизнесом, включающая более 100 интеграций. Также в пакете предусмотрены дополнительные модули системы для автоматизации процесса обслуживания и решения задач бизнеса
В Таблице 1 представлены рассмотренные АСУ и приведены их сравнительные характеристики.
| PMS | Цена лицензии (рубли) | С чем интегрируется |
| Logus HMS | Рассчитывается в зависимости от задач. На цену влияет количество номеров, тип гостиницы, необходимое число пользователей и другое. | Подходит для синхронизациии с любыми продуктами в течение 3 дней после покупки, поскольку имеет открытый API. |
| Open Source Matters | 105 000 | В основе используется технологии API на сайте отеля. Программное обеспечение синхронизируется с сервисом онлайн-бронирования, а также управления отелем. |
| Oracle Hospitality OPERA | Индивидуально | Синхронизируется практически с современными продуктами. |
| Oracle Hospitality Suite8 | Индивидуально | Интеграция с системами, которые есть в каждом отеле: замковыми, авторизации кредиток, ресторанными, телекоммуникационными |
| Shelter Pro | Индивидуально. Цена учитывает тип отеля или гостиницы, номерной фонд. | Более 100 совместимых программ и дополнительных модулей |
Облачные PMS: сравнительная таблица
Если владелец гостиницы выбирает облачную систему управления, то он приобретает ПО в виде подписки. В этом случае программы с данными располагаются в облаке, где и обрабатываются. Пользователям предоставляют доступ через веб-браузер: зайти в программу можно из любой точки. Большую популярность среди облачных систем управления набирают:
- 1.Bnovo PMS. Российский продукт, включающий несколько модулей для управления гостиничным бизнесом. АСУ уже внедрена в более 10 тысяч гостиниц в 40 странах
- 2.BookingLite. Пакет программ, предназначенный для менеджмента отелей и хостелов. Инструменты уже входят в базовый пакет, поэтому не требуют дополнительных затрат. Модули настраиваются под запросы клиента
- 3.Clock PMS+ . Автоматизирует имеющиеся бизнес-процессы в системе, предоставляет доступ к бесконтактным услугам. Включает как базовые функции АСУ, так и уникальные Guest Connect и Sales Pilot, позволяющие получить дополнительную прибыль
- 4.CLOFFHotel. IT-решение для автоматизации работы на гостиничных предприятиях любого типа. Гибкие модули, адаптивная программа подходят для апартаментов, отелей, санаториев, гостевых домов, туристических баз и других объектов
- 5.HMA ECVI. Система, включающая программы для решения проблем в автоматизации управления отелями, хостелами и апартаментами. Имеет 18 базовых модулей, закрывающих основные потребности гостиничного бизнеса
В Таблице 2 проведено сравнение систем по стоимости, условиям и возможностям.
| Компания | Цена лицензии за номер (рубли)/Количество пользователей | С чем интегрируется |
| Bnovo | 791 рубль/месяц. Нет ограничений по количеству пользователей. Есть пробный период и бесплатная версия. | Синхронизируется с самыми популярными ПО в сфере гостиничного бизнеса: 1С Отель и Libra. Возможна интеграция с более 30 банками, системами электронных замков, поисковиками IP телефонией, платформой Битрикс24 и аналитическими инструментами |
| BookingLite | При оплате за год лицензия получится 774 руб/месяц. Есть только пробный период | Интеграция с платформой Booking, PayMaster |
| Clock PMS | Цена рассчитывается в зависимости от выбранных и настроенных модулей. Нет ограничений по количеству пользователей. Пробный период. | Синхронизация с банковскими продуктами, R-keeper, банковскими продуктами по учету 1C, телекоммуникацией и другими платформами. |
| CLOFFHotel | Базовый пакет стоит 1200 рублей на 1 год. При подключении Channel manager – от 600 в месяц для одного пользователя. | Синхронизация с мессенджерами Viber и WhatsApp, системой электронных замков, также с CRM Битрикс24 и CLOFF. |
| HMA ECVI | Цена зависит от выбранного пакета. Оптимальный вариант пакет Light – 900 рублей за месяц при внесении годовой оплаты. Есть бесплатный тариф Start. | Интеграция с 245 программами и платформами. |
Автоматизированное рабочее место администратора гостиницы
Администратор в гостинице отвечает за хранение, переработку информации, в которой легко затеряться. Кипа бумаг, документооборот замедляет работу персонала и скорость обслуживания клиентов. АСУ решают эту проблему за счет автоматизации места администратора.Программное обеспечение берет на себя часть работы по бронированию номеров, регистрации и размещению гостей. Программы для автоматизации рабочего места включают следующие функции:
- автоматическое занесение информации о госте, номере, времени въезда и выбранном тарифе
- хранение информации о каждом номере, стоимости, функционал редактирования
- бронирование
- формирование отчетов по базе клиентов
- просмотр информации о забронированных номерах
Автоматизированное ПО сокращают время бронирования и регистрации. Так администратор экономит время на рутинных задачах, а клиенты получают желаемый уровень сервиса.
Резюмируем
Автоматизация управления системы в отеле помогает оптимизировать процессы между подразделениями, а также сократить уровень издержек на поддержание гостиницы. Кроме того, АСУ создают дополнительное конкурентное преимущество, благодаря которому клиенты будут выбирать «продвинутый» отель.
