АСУ гостиницы: функционал, достоинства и примеры
Автор
АСУ гостиницы
На рынке гостиничного бизнеса часто используют новые информационные технологии, упрощающие работу персонала. Целью нововведений является сбор достоверной информации для управления, оптимизация бизнес-процессов, отказ от «бумажной волокиты», повышение уровня сервиса.АСУ гостиницы – технология, которая решает подобные задачи. Автоматизированная программа управления упрощает работу персонала на рабочих местах, помогает оптимизировать бизнес-процессы. Рассмотрим подробнее, какие используют системы управления, программные продукты.
Современные автоматизированные системы управления гостиницами и функционал
АСУ представляет собой комплекс программных средств, с помощью которых управляют службами в гостиницах и отелях. Пакет программ помогает оптимизировать функциональные звенья системы предприятия и наладить слаженную работу между ними. АСУ помогает повысить уровень сервиса в номерах гостиницы: в результате растет объем дохода и конкурентоспособность. Современные АСУ отличаются следующим функционалом:
- 1Организация работы гостиницы. Программы системы отслеживают состояние номерного фонда, собирают информацию о занятости, резервировании
- 2Сокращают время на регистрации в системе. АСУ помогает быстрее сформировать необходимые бумаги для заселения гостя в номер
- 3Онлайн-бронирование номера. Гости, планирующие остановиться в отеле, подают заявку через интернет, без разговора с администратором
- 4Ведут отчетность и анализ в единой информационной базе. Для каждой гостиницы собирается информация о номерном фонде, типах номеров и тарифах – в результате получаете отчетность в нескольких разрезах
- 5Расчет при помощи лицевых счетов гостей. Расходы, стоимость номера заносятся в систему на лицевой счет. Гостя выдают выписку оплат и услуг по запросу
- 6Отслеживание свободных номеров. У гостиницы не случится ситуации, когда жильцы еще не успели выселиться, а постоялец уже приехал в отель
- 7Программа скидок и бонусных карт. В АСУ закладывают даже сложные механики распродаж и акций, отличающиеся от стандартных систем
ВАЖНО! Автоматизация перечисленных процессов повышает эффективность работы подразделений в связке. Кроме того, персонал быстрее реагирует на запросы гостей и управляющего, поскольку программа формирует отчеты, ведет базы данных самостоятельно.
Преимущества применения автоматизированных систем
АСУ открывает новые возможности гостиничному бизнесу в управлении номерным фондом. Отель, гостиница, хостел за счет программных продуктов автоматизируют процессы, повышая доходность организации. Из плюсов АСУ выделяют:
- возможность оперативно управлять деятельностью предприятия в реальном времени
- снижение переменных трат и увеличение за счет этого выручки гостиницы
- снижение постоянных расходов – отпадает необходимость нанимать сотрудников на операционную работу, более дешевый вариант программ по управлению лояльностью
- своевременное формирование данных о результатах работы гостиницы, текущем состоянии
- увеличение скорости оборота средств за счет оптимизации складских запасов
- автоматизированное ведение управленческого учета
АСУ помогает не только повышать уровень сервиса для гостей, но и эффективнее вести структурирование затрат. Управленческие модули системы помогают заложить оптимальные расходы на поддержание бизнеса без «перегибов».
Серверные (десктопные) PMS: сравнительная таблица
Стационарные программные АСУ, они же серверные системы управления широко распространены среди большинства гостиниц. В данном случае программное обеспечение, данные располагаются на сервере, к которому подключены терминалы. Доступ к АСУ осуществляется через программы на этих терминалах. Поскольку физически работа систем управления происходит на территории организации, владельцу предварительно нужно приобрести аппаратное и программное обеспечение.Рассмотрим 5 популярных десктопных PMS систем, которые активно применяются в гостиничном бизнесе:
- 1Logus HMS. Создана в 2014 году российскими разработчиками. Программа адаптирована под специфику управления российскими гостиницами и санаториями. Владельцы отеля выбирают и формируют подходящий интерфейс в этой АСУ, поскольку она обладает функциями под любой запрос. В случае расширения перечня услуг, бизнеса ПО можно также модифицировать с учетом новых потребностей
- 2Open Source Matters. Программа включает полностью готовый онлайн-продукт, а также внедрение под ключ. Пакет открывает возможности для прямых продаж на сайте, автоматического бронирования. Программное обеспечение подходит как для больших отелей, так и для частных вилл, домов, туристических баз и санаториев
- 3Oracle Hospitality OPERA. ПО управления отелем для сетевых операторов. Задача пакетного предложения – повысить эффективность работы персонала и уровня обслуживания
- 4Oracle Hospitality Suite8. Универсальное интегрированное решение для гостиничного бизнеса. Бизнес-процессы объединяются в единое информационное поле, которым удобно управлять. Программа была разработана еще в 1987 году, поэтому считается стандартом системы управления
- 5Shelter Pro. Профессиональная программа управления гостиничным бизнесом, включающая более 100 интеграций. Также в пакете предусмотрены дополнительные модули системы для автоматизации процесса обслуживания и решения задач бизнеса
В Таблице 1 представлены рассмотренные АСУ и приведены их сравнительные характеристики.
| PMS | Цена лицензии (рубли) | С чем интегрируется |
| Logus HMS | Рассчитывается в зависимости от задач. На цену влияет количество номеров, тип гостиницы, необходимое число пользователей и другое. | Подходит для синхронизациии с любыми продуктами в течение 3 дней после покупки, поскольку имеет открытый API. |
| Open Source Matters | 105 000 | В основе используется технологии API на сайте отеля. Программное обеспечение синхронизируется с сервисом онлайн-бронирования, а также управления отелем. |
| Oracle Hospitality OPERA | Индивидуально | Синхронизируется практически с современными продуктами. |
| Oracle Hospitality Suite8 | Индивидуально | Интеграция с системами, которые есть в каждом отеле: замковыми, авторизации кредиток, ресторанными, телекоммуникационными |
| Shelter Pro | Индивидуально. Цена учитывает тип отеля или гостиницы, номерной фонд. | Более 100 совместимых программ и дополнительных модулей |
Облачные PMS: сравнительная таблица
Если владелец гостиницы выбирает облачную систему управления, то он приобретает ПО в виде подписки. В этом случае программы с данными располагаются в облаке, где и обрабатываются. Пользователям предоставляют доступ через веб-браузер: зайти в программу можно из любой точки. Большую популярность среди облачных систем управления набирают:
- 1Bnovo PMS. Российский продукт, включающий несколько модулей для управления гостиничным бизнесом. АСУ уже внедрена в более 10 тысяч гостиниц в 40 странах
- 2BookingLite. Пакет программ, предназначенный для менеджмента отелей и хостелов. Инструменты уже входят в базовый пакет, поэтому не требуют дополнительных затрат. Модули настраиваются под запросы клиента
- 3Clock PMS+ . Автоматизирует имеющиеся бизнес-процессы в системе, предоставляет доступ к бесконтактным услугам. Включает как базовые функции АСУ, так и уникальные Guest Connect и Sales Pilot, позволяющие получить дополнительную прибыль
- 4CLOFFHotel. IT-решение для автоматизации работы на гостиничных предприятиях любого типа. Гибкие модули, адаптивная программа подходят для апартаментов, отелей, санаториев, гостевых домов, туристических баз и других объектов
- 5HMA ECVI. Система, включающая программы для решения проблем в автоматизации управления отелями, хостелами и апартаментами. Имеет 18 базовых модулей, закрывающих основные потребности гостиничного бизнеса
В Таблице 2 проведено сравнение систем по стоимости, условиям и возможностям.
| Компания | Цена лицензии за номер (рубли)/Количество пользователей | С чем интегрируется |
| Bnovo | 791 рубль/месяц. Нет ограничений по количеству пользователей. Есть пробный период и бесплатная версия. | Синхронизируется с самыми популярными ПО в сфере гостиничного бизнеса: 1С Отель и Libra. Возможна интеграция с более 30 банками, системами электронных замков, поисковиками IP телефонией, платформой Битрикс24 и аналитическими инструментами |
| BookingLite | При оплате за год лицензия получится 774 руб/месяц. Есть только пробный период | Интеграция с платформой Booking, PayMaster |
| Clock PMS | Цена рассчитывается в зависимости от выбранных и настроенных модулей. Нет ограничений по количеству пользователей. Пробный период. | Синхронизация с банковскими продуктами, R-keeper, банковскими продуктами по учету 1C, телекоммуникацией и другими платформами. |
| CLOFFHotel | Базовый пакет стоит 1200 рублей на 1 год. При подключении Channel manager – от 600 в месяц для одного пользователя. | Синхронизация с мессенджерами Viber и WhatsApp, системой электронных замков, также с CRM Битрикс24 и CLOFF. |
| HMA ECVI | Цена зависит от выбранного пакета. Оптимальный вариант пакет Light – 900 рублей за месяц при внесении годовой оплаты. Есть бесплатный тариф Start. | Интеграция с 245 программами и платформами. |
Автоматизированное рабочее место администратора гостиницы
Администратор в гостинице отвечает за хранение, переработку информации, в которой легко затеряться. Кипа бумаг, документооборот замедляет работу персонала и скорость обслуживания клиентов. АСУ решают эту проблему за счет автоматизации места администратора.Программное обеспечение берет на себя часть работы по бронированию номеров, регистрации и размещению гостей. Программы для автоматизации рабочего места включают следующие функции:
- автоматическое занесение информации о госте, номере, времени въезда и выбранном тарифе
- хранение информации о каждом номере, стоимости, функционал редактирования
- бронирование
- формирование отчетов по базе клиентов
- просмотр информации о забронированных номерах
Автоматизированное ПО сокращают время бронирования и регистрации. Так администратор экономит время на рутинных задачах, а клиенты получают желаемый уровень сервиса.
Резюмируем
Автоматизация управления системы в отеле помогает оптимизировать процессы между подразделениями, а также сократить уровень издержек на поддержание гостиницы. Кроме того, АСУ создают дополнительное конкурентное преимущество, благодаря которому клиенты будут выбирать «продвинутый» отель.
