ГлавнаяЖурналОптимизация бизнес-процессов за семь шагов: как перестать работать на износ

Оптимизация бизнес-процессов за семь шагов: как перестать работать на износ

Фото

Автор

Изображение

Оптимизация бизнес-процессов — это целенаправленное улучшение существующих рабочих алгоритмов компании с целью повышения их эффективности, скорости, качества, снижения затрат. Простыми словами, это поиск, устранение всего, что замедляет работу, приводит к ошибкам, требует лишних ресурсов или усложняет жизнь клиентам и сотрудникам.Анализ и оптимизация бизнес-процессов дает понимание о том, как организована работа предприятия. Но есть проблема — большинство руководителей не знают, с чего начать. Они видят «боль» (срывы сроков, перегруженную команду, низкое качество продукции), но не видят корневых причин. Без понимания причин невозможно найти решение.Методы оптимизации бизнес-процессов, их правильное применение — то, что отличает лидирующие компании. Но как выбрать и внедрить лучший метод, чтобы избежать ошибок? В этой статье мы разберемся, как выбрать процессы для оптимизации, как ее проводить, чтобы добиться результатов.

Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать?

Это последовательность взаимосвязанных видов деятельности, которые организация выполняет для преобразования входящих ресурсов (данные, информация, материалы) в выходящий результат (продукт, услугу, решение), создающий ценность для клиента.Почему описание критически важно?

  • Видимость. Важно увидеть явные «узкие» места, дублирования, ненужные шаги. Главная задача — понять, где можно сократить потери времени и ресурсов, чтобы контролировать их в дальнейшем
  • Возможность анализа текущей операционной деятельности. Только описанный порядок действий можно измерить, провести учет показателей эффективности, составить план улучшений. Поэтому все управленческие решения зависят от качества анализа данных
  • Понимание основы. Согласие команды на изменения возможно только при наличии знаний о текущем положении дел. Описание поможет выполнять задачи быстрее, повысит производительность всей команды
  • Стандартизация. Когда рабочий цикл описан, новый сотрудник может быстро его освоить. Необходимы единые правила
  • Масштабируемость. Усовершенствованная модель позволяет быстро ее масштабировать

Что значит оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов — целенаправленное, систематическое совершенствование способа выполнения операций компании с целью повышения их операционной эффективности, скорости исполнения, качества результатов (продукции или услуг), снижения затрат на ресурсы.Важный момент: это не одноразовый проект с датой завершения. Это постоянный цикл улучшений, комплекс мероприятий, которые интегрируются в повседневную операционную деятельность компании.Три направления улучшения деятельности:

  1. 1
    Скорость — сокращение времени выполнения рабочего цикла
  2. 2
    Затраты — снижение себестоимости операции
  3. 3
    Качество — повышение надежности производственных алгоритмов, снижение количества ошибок

Идеально, когда достигнуты все три цели одновременно. Но на практике часто нужно выбирать приоритеты в зависимости от стратегии компании, текущего состояния.

Определение целей оптимизации

Совершенствование системы деятельности начинается не с внедрения инструментов, а с ясной постановки целей, для чего нужна оптимизация:

  1. 1
    Диагностика проблемной областиЗадайте себе вопрос: какая операция требует улучшения в первую очередь? Ответ ищите в четырех ключевых областях: жалобы, пожелания клиентов, операционная нагруженность, финансовые утечки, качество и надежность
  2. 2
    Трансформация направления в SMART целиЦель должна быть SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), содержать исходное состояние (As-Is), целевое состояние (To-Be), период реализации, ожидаемый финансовый эффект
  3. 3
    Валидация стратегической значимостиНе все алгоритмы, требующие улучшения, одинаково важны. Из-за этого сфокусируйтесь на тех, которые влияют на общую стратегию, прибыль компании

Подготовка к оптимизации

Многие компании совершают критическую ошибку: они начинают менять порядок работы, не подготовившись. Результат — хаос, сопротивление команды, крушение инициативы.Последовательность действий при подготовке:

  1. 1
    Получить спонсорство руководства. Развитие требует времени, финансовых, человеческих ресурсов
  2. 2
    Сформировать кросс-функциональную команду. Нужна команда из представителей разных функций: project manager, process owner, operational staff, IT specialist, business analyst, change manager
  3. 3
    Провести текущее состояние (As-Is Assessment). Задокументируйте, как конкретный алгоритм организован и функционирует сейчас. Отобразите все шаги, определите участников, измерьте сроки, проанализируйте используемые ресурсы, выявите проблемные зоны
  4. 4
    Собрать исходные данные, метрики. Установите исходные KPI: время цикла, сколько операций в день/неделю, процент ошибок, переделок, себестоимость одной операции (расходы), уровень удовлетворенности клиентов, загруженность персонала
  5. 5
    Провести интервью со стейкхолдерами. Поговорите с клиентами, поставщиками, сотрудниками, чтобы найти настоящие «узкие места», понять риски
  6. 6
    Провести обучение команды. Расскажите команде, почему вы запускаете инициативу, как будет проводиться работа, какие улучшения ожидаете, какое участие требуется от каждого
Совместная работа над примерами оптимизации — первый шаг к внедрению системы постоянных улучшений

Процесс оптимизации

Рассмотрим подробно пошаговый алгоритм:

  1. 1
    Анализ и выявление проблем.Выявленные «узкие места» — это те шаги, которые замедляют всю схему работы
  2. 2
    Выявление корневых причин.Не просто найдите проблему, найдите корневую причину. Используйте при необходимости метод анализа «Пять почему». Например, проблема: «Обработка заказа занимает пять дней». Вот пят «почему»: потому что много согласований, потому что каждый согласующий проверяет по-разному, потому что механизмы не интегрированы, потому что интеграция требует инвестиций, потому что раньше не было приоритета
  3. 3
    Разработка решений.На этом этапе генерируйте идеи улучшений. Приоритезируйте идеи по критериям или с помощью такой схемы: высокий эффект плюс низкие инвестиции и короткий срок
  4. 4
    Пилотирование.Не применяйте изменения сразу ко всей производственной цепочке. Сначала проведите пилот на небольшой части (на одного клиента, на 10% объема, на отдельное подразделение)
  5. 5
    Оценка результатов.Сравните новые показатели со старыми метриками. План сработал? Если нет, с чем это связано?
  6. 6
    Масштабирование и внедрение.Если пилот показал успех, пришло время перейти к масштабированию изменений далее. Это требует целостного подхода: от обновления документации до назначения ответственных
  7. 7
    Мониторинг и постоянное совершенствование.Совершенствование деятельности не заканчивается на внедрении. Необходим непрерывный цикл

ПО ТЕМЕ:

Методы оптимизации бизнес-процессов

Рассмотрим современные методы, которые охватывают большинство ситуаций в компаниях.

AB
1
ПараметрОписание
2
СутьОпределить один правильный способ выполнения алгоритма, требовать его соблюдения всеми
3
Основные инструментыИнструкции, регламенты, чек-листы, шаблоны документов, SOP (Standard Operating Procedure), визуальные стандарты
4
ПримерыЕдиный регламент обработки заказов, унифицированный шаблон счетов, стандартная процедура согласования, единые шаги обслуживания клиента
AB
1
ПараметрОписание
2
СутьЗамена ручного труда технологией — автоматический ввод данных, электронные подписи, RPA-роботы, системная интеграция
3
Основные инструментыRPA-платформы, API-интеграторы, электронные подписи, BPM, ERP/CRM, скрипты
4
ПримерыAPI-интеграция, автоматизировать рассылку счетов по email, RPA для обработки форм заявок, автоматический ввод данных из сканированных документов
AB
1
ПараметрОписание
2
СутьРадикальный пересмотр методологии работы с нуля: изменение последовательности, ответственности, технологии
3
Основные инструментыBPMN, BPM, дизайн-сессии, аналитика данных, моделирование сценариев
4
ПримерыЗаказ клиентом через Интернет с автоматической обработкой, вместо бумажной — электронная подпись
AB
1
ПараметрОписание
2
СутьСистематическое устранение потерь: времени, ресурсов, запасов, ошибок, лишних движений
3
Основные инструменты- 5S (организация рабочего пространства, состоящая из пяти японских принципов: сэири (сортировка), сэйтон (рациональное размещение), сэйсо (уборка), сэйкэцу (стандартизация) и сицукэ (совершенствование)

- кайдзен (философия непрерывного улучшения небольшими шагами)

- канбан (схема визуального управления производством, запасами, использующая карточки)

- производственная стратегия just-in-time, при которой материалы, компоненты поставляются точно в нужное время, в необходимом количестве

- чек-листы потерь (при перепроизводстве, ожидании, транспортировке, запасах)

- A3-анализ (основанный на цикле PDCA (планируй-делай-проверяй-действуй)
4
ПримерыИспользование «5S» на складе, ежедневные кайдзен-встречи, канбан-доски, модель поставок just-in-time

Практический совет: каждый метод и инструмент решает разные задачи. На практике комбинируйте, чередуйте способы оптимизации бизнес-процессов: стандартизируйте простые, автоматизируйте рутину, а для радикальных изменений используйте реинжиниринг бизнес-процессов, чтобы перестроить работу с нуля и добиться прорыва.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Практически каждая компания, приступая к преобразованиям, совершает типовые ошибки. Вот основные из них:

  1. 1
    Отсутствие ясной цели, спонсорства.Установите конкретные SMART-цели, направленные на измеримые улучшения. Получите явное спонсорство от руководства
  2. 2
    Отсутствие приоритетов.Действуйте точечно: вначале выберите 1–2 самые проблемные операции производственного процесса, чтобы снизить риски и сконцентрировать усилия отдела
  3. 3
    Изменение модели без ее глубокого понимания.Сначала детальный анализ, потом выбор эффективного метода оптимизации бизнес-процессов. Не наоборот
  4. 4
    Игнорирование людей.Ключевую роль играет опыт команды, эффективное взаимодействие специалистов
  5. 5
    Ожидание быстрых результатов.Установите реалистичные сроки
  6. 6
    Отсутствие измерения результатов.Установите KPI, измеряйте их до, во время, после внедрения улучшений
  7. 7
    Одноразовый подход вместо постоянного совершенствования.Создайте культуру постоянного совершенствования
Детальный анализ показателей деятельности компании

Правила оптимизации бизнес-процессов

Рассмотрим фундаментальные принципы оптимизации работы предприятия:

  • Начните с наиболее проблемного алгоритма. Выберите слабое место, что вызывает больше всего проблем. Добейтесь успеха на этом участке, потом переходите к следующему
  • Получите поддержку топ-менеджмента. Директор или владелец должны понимать зачем это нужно, быть готовыми выделить ресурсы (время, деньги, людей)
  • Включите всех участников. Люди, которые выполняют определенную задачу день за днем, видят проблемы, которые не видны никому другому. Их идеи часто самые ценные
  • Измеряйте все. Установите KPI, регулярно проверяйте их
  • Действуйте постепенно. Не пытайтесь сделать все за один день. Сначала пилот, потом расширение
  • Документируйте все изменения. Напишите регламент, создайте инструкцию, сделайте видео-обучение
  • Обучите команду. Проведите обучение, ответьте на вопросы, убедитесь, что все понимают, как работать по-новому
  • Собирайте обратную связь. Регулярно спрашивайте у команды, нужны ли улучшения: что работает, что не работает, что нужно изменить?
  • Будьте гибкими, готовыми адаптировать. Будьте готовы корректировать неэффективные операции
  • Признавайте успехи, мотивируйте команду. Это мотивирует на дальнейшие улучшения.
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:

Производственный менеджмент

Операционный директор

*В этом месяце мы делаем большой набор, в связи с этим, действует скидка на все онлайн программы. Количество мест ограничено

Удобные инструменты для управления бизнес‑процессами

Подробнее о некоторых популярных и полезных сервисах, помогающих организовать, оптимизировать бизнес-процессы:

  • Сервисы для планирования:- ERP (Enterprise Resource Planning). Комплексное управление всеми ресурсами предприятия. Пример: «1С»- Управление проектами. Организация, контроль командной работы. Примеры: Jira, Trello- CRM (Customer Relationship Management). Управление взаимоотношениями с клиентами. Примеры: Bitrix24, AmoCRM
  • Автоматизация:- BPM (Business Process Management). Управление и автоматизация. Примеры: ELMA365- RPA-платформы (Robotic Process Automation). Автоматизация рутинных действий. Примеры: Primo RPA, Robin- Документооборот. Управление документами, согласованиями. Примеры: NextBox, Nextcloud
  • Инструменты аналитики и визуализации:- BI-системы (Business Intelligence). Анализ данных для принятия решений. Примеры: Google Analytics, Яндекс Метрика- Платформы для визуализации. Проектирование и документирование. Примеры: Draw.io, Miro

Регулярный анализ и оптимизация — основа развития компании Начните с диагностики, выберите 1–2 приоритета, четко поставьте SMART-цели, соберите команду, проведите анализ текущих процессов, разработайте решения (посмотрите на примеры изменений в других компаниях, у партнеров или конкурентов), запустите пилот, измерьте реальные результаты, масштабируйте, создайте систему мониторинга производственной деятельности. Применяйте любые методы и инструменты, которые требуется внедрить (стандартизация, автоматизация, Lean, реинжиниринг бизнес-процессов). Повышайте эффективность работы постоянно. Если вы хотите освоить оптимизацию на профессиональном уровне и получить диплом, рекомендуем:

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

Наверх