Автоматизация HR процессов: зачем нужна в компании, этапы, сервисы

Чтобы не тратить время менеджера по персоналу на рутинные задачи, повысить эффективность работы, компании внедряют программное обеспечение, которое возьмет на себя ряд функций. Это и есть автоматизация HR процессов. Рассказываем в блоге, как она позволяет управлять бизнесом и как выбрать инструмент.

Некоторые владельцы бизнеса уверены, что автоматизация HR-процессов — очередная бесполезная статья расходов. Менеджеры могут делать все это вручную. Проблема в том, что сотрудники в кадрах утопают в бюрократии, бумагах — им просто некогда заниматься адаптацией, мотивацией и развитием персонала. Плюс увеличиваются сроки работы: задачу, которую система выполняет за месяц, человек может делать в течение полугода.

Если внедрить автоматизацию HR-процессов, компания станет более конкурентоспособной и откроет новые возможности. Инструменты автоматизированной системы помогают сотрудникам:

Большинство владельцев бизнеса смущает именно стоимость инструментов, которые автоматизируют работу сотрудников. Однако в некоторых случаях руководители рискуют больше потерять, если пытаются сэкономить на таких программах для персонала. Вот в каких случаях автоматизация необходима и выгодна:

Если в фирме работает менее 100 человек, только один офис и нет большого отдела по управлению персоналом, автоматизация не нужна. Здесь легче решать кадровые вопросы онлайн.

Главный плюс, который получает компания — оптимизация работы HR-процессов и повышение эффективности подбора кандидатов. Кроме того, у внедрения такого программного обеспечения есть и другие плюсы:

Минус автоматизации — компания начинает полностью полагаться на работу программы, хотя некоторые функции нужно оставить за персоналом. Например, чат-бот отлично проведет этапы предварительного отбора, но проверку тестового задания и итоговое собеседование может сделать только менеджер. Кроме того, у будущего сотрудника часто возникают вопросы, на которые сможет ответить только живой человек.

Обычно HR программы закупают в компании, что автоматизировать подбор кандидатов. Однако сейчас на рынке есть программное обеспечение, которое заменяет и другие функции — так можно перестроить всю систему управления персоналом. HR инструменты выполняют дополнительно такие функции:

Конкретные функции зависят от выбранной программы автоматизации. Здесь компания отталкивается от собственных предпочтений.

Нельзя автоматизировать даже один процесс за сутки. Чтобы подобрать инструмент и адаптировать его под задачи компании, проходят такие этапы:

Как только менеджеры по персоналу научились работать с инструментом, приступают к работе с программой. Сотрудники приводят в порядок базу данных с резюме, назначают собеседования, собирают информацию о работниках в едином пространстве.Поскольку компании могут развиваться, расширяться, приложения постоянно модернизируют. Поэтому недостаточно один раз заплатить за программу автоматизации — нужно его постоянно обновлять. Обычно производители сами предлагают абонентское обслуживание и техническую поддержку.

Если посмотреть на весь рынок IT, то найдется два варианта, как предлагают автоматизировать процесс работы: программы для установки на компьютер и онлайн-сервисы. Кроме того, продукты отличаются по задачам, которые решают. Некоторые решают только вопросы рекрутинга, а другие читают широкопрофильными. Чтобы выбрать хороший софт для сотрудников компании, посмотрите на эти критерии:

Если по этим критериям руководителя компании устраивает несколько приложений, то смотрят на цену и функционал, который получают за эту стоимость. Затем принимают решение о покупке.

Многие IT-производители предлагают собственные решения, чтобы автоматизировать работу сотрудников из отдела по работе с персоналом. В таком многообразии легко запутаться. Рассказываем, на какие что стоит обратить внимание.

Сначала посмотрим, какие широкопрофильные решения для компаний предлагает рынок. Среди программ, которые популярны в бизнесе, выделяют:

Также рекомендуют Sage HR, PeopleHR, KinHR и другие. Практически все из них предлагают демо-версию или бесплатный тестовый период, чтобы оценить возможности автоматизации.

Если нет потребности автоматизировать всю работу сотрудников кадрового отдела, предприятию достаточно будет продукта для рекрутинга. Эти решения устанавливают прямо на компьютеры персонала в компании:

Плюсы рекрутинговых программ — простой функционал для сотрудников, поскольку лишних функций здесь нет. С интерфейсом легко разобраться, а часть рутинных задач можно передать системе.

Онлайн-инструменты автоматизации дешевле программ, которые нужно устанавливать на компьютер. По функционалу для сотрудников они практически не уступают аналогам. Среди самых популярных выделяют:

Также рассмотрите для компании продукты на корпоративных сайтах GoRecruit, Хантфлоу, Talantix, Hurma System, FriendWork Recruiter. Они помогают собирать резюме в единую базу, а некоторые мониторят данные по кандидатам еще и в социальных сетях.

Чтобы оценить пользу изменений, нужно взять качественные и количественные показатели. Перед тем, как внедрить решение, измеряют продолжительность текущих бизнес-операций. Когда сотрудники поработали в новом сервисе 2-3 месяца, измерения проводят повторно. Если работоспособность персонала увеличилась хотя бы в 2 раза, автоматизация прошла эффективно.Кроме фактических цифр, собирают обратную связь от самих работников компании. Обычно интересуются:

Вывод об эффективности делают на основе всех этих показателей. Дополнительно можно рассчитать экономический эффект, чтобы оценить, стоили ли траты полученного результата. Рассказываем в следующем блоке статьи, как это можно сделать.

Для оценки определяют, какие показатели важны для компании и персонала. Их выбирают по проблемам, из-за которых решили проводит автоматизацию. Эти преимущества от использования решений должны быть понятными, предсказуемыми и измеримыми. Это могут быть:

Чтобы определить, по каким показателям оценивают эффективность, собирают мнение нескольких отделов и заказчиков. Когда они выбраны, переходят к подготовке расчетов:

Автоматизация быстро привносит изменения в финансовые показатели и HR-процессы компании. Уже в первые месяцы работы сотрудников видно, что:

Через 2-3 года компания получит максимальный эффект от автоматизации. Нужно просто дать время сотрудникам привыкнуть к новой системе.