Делегировать полномочия - как и зачем?

Зачем делегировать? Что такое делегирование? Почему руководители так этого боятся в 2022 году, как будто у них бизнес в эпоху царя, а некоторые делают это попросту неправильно. Читайте об этом в нашей статье.

Делегирование - это не перебрасывание задач на подчиненных. Это поделиться кусочком зоны ответственности, это отдать часть полномочий, прав и обязанностей. Чувствуете разницу?

Например, руководитель поручил работу: ведение проекта по изготовлению окон в бизнес-центр. Это указание поступила от высшего руководства. Изготовить окна нужно до окончания 2022 года. Вы же сможете придумать способы ускорить фабрику и ответить за результат? У вас есть на это право. Руководитель доверяет и делегирует задачу, плюс каждые 2 дня вы собираетесь, чтобы обсудить промежуточный результат. А если руководитель приходит в офис, раздает всем задания, отказывается вникать в процессы и помочь, а потом общими фразами отчитывается у своего руководителя - это перебрасывание задач.Зачем делегировать?1. Эффективность работы. Руководитель не может одинаково глубоко быть вовлечен во все процессы. Рутинные дела команде, а стратегию оставить для самостоятельного решения2. Развитие команды. Так руководитель дает возможность расти. Потом этим сотрудникам будет легче занять руководящую должность

Руководители иногда любят все делать сами, команда у них для “украшения”. Начальники любят выполнять рутинную работу: отчетами, проектами, бумагами. Только такими действиями они подрывают свой авторитет, а главное забывают про основные обязанности руководителя. Основные причины, по которым руководители боятся передавать задачи: 1. Он хочет быть незаменимым и выполнять самостоятельно всю работу. Но так не должно быть. Для выполнения разных задач, у него есть подчиненные, которые получают зарплату2. Руководитель думает, что он лучше всех справится с задачами, а работники просто не смогут выполнить их качественно. Безусловно, подчиненные могут ошибиться. Но мир не рухнет. И потом тщательнее выбирайте сотрудников к себе в команду3. Долгий процесс делегирования. Ведь надо показать, объяснить. Да, это не очень быстро, зато 1-2 дня и руководителю станет легче4. Страх, что руководителя уволят. Ведь он ничего не делает. Только руководитель должен решать глобальные задачи: стратегия и развитие5. Надеется на то, что его система выполнения всех обязанностей будет работать всегда. Ведь сейчас работает!

Ответьте себе на вопросы: чего вы боитесь, какие причины для откладывания делегирования? Если причины профессиональные - нехватка компетенций команды или нехватка времени, то их можно решить через прокачивание навыков. Попробуйте начать передавать обязанности, руководствуясь следующими принципами:1. При появлении новой задачи, сразу отдавайте ее. Так у команды будет время спланировать выполнение2. Отдавайте дела тому сотруднику, у которого есть опыт и соответствующие компетенции, а главное время3. При постановке задачи подробно объясняйте ее суть4. Установите сроки промежуточного контроля, если задач большая5. Специально сократите время конечного срока, чтобы было время что-то изменить. Например, если задачу нужно выполнить через 2 неделю, поставьте срок в неделю и пять дней6. Не забывайте делиться обратной связью: это полезно для вас и подчиненного

Пошаговая инструкция для передачи полномочий: 1. Поймите, когда пришла пора делегировать: когда одна задача стала отнимать все ваше время, вы понимаете, что лучше повысить зарплату подчиненному и отдать ему задачу. А у вас появится время для решения глобальных задач. выпишите дела, которые нужно делегировать и подумайте, кому вы их отдадите: человеку из штата или фрилансеру.Оцените готовность работника взять на себя ответственность, оцените его потенциал, навыки. Не забывайте про финансовую сторону. Посчитайте, сколько вам придется на это потратить. Если работу нужно выполнить разово или время от времени - смело заключайте гражданско-правовой договор или договор подряда. Если работа постоянная, то нанимайте аутсорс.

2. Подробно объясните суть задачи. Лучше на примере. Например, если вы когда-то занимались организацией вебинаров: расскажите про технические возможности вебинарной платформы, на что стоит обратить внимание, и как общаться в чате с участниками. У подчиненного будут возникать вопросы - это нормально. Если вы никогда не выполняли задачу, то положитесь на сотрудника. Также дайте сотруднику возможность учиться за счет компании, ему и вам будет спокойнее.3. Определите испытательный срок. Можете давать ему тесты на теорию или сразу отправить на практику. Какой способ лучше? Определите исходя из темперамента подчиненного.

4. Не забывайте про сотрудника, чтобы подчиненный не выгорел и не спрашивал у всех подряд, как это делать. Говорите с сотрудником для контроля исполнения и задайте ему ряд вопросов.

После сессии обратной связи двигайтесь дальше, принимая во внимание новые идеи. 5. Справился ли сотрудник? Оцените его согласно критериям:

1. Рутинные процессы. Руководитель может погрязнуть в них и не выйти на новый уровень2. Подготовительные процессы, например: сбор информации, анализ продаж3. Легкие дела. Руководитель может потратить 30 минут и написать инструкцию, а потом еще за 30 минут объяснить, как выполнять на практике4. Регулярные дела: рассылки, публикации, ответы на частые вопросы клиентов5. Узкоспециализированная деятельность, которая требует обучения. Руководитель потратит много времени на усвоение материала, а внешние сотрудники справятся с задачей за 5 минут6. Разовые дела: организация тимбилдингов, корпоративов

1. Ключевые вопросы для бизнеса: закупки, бюджет, партнеры. Такие вопросы должен продумывать руководитель, чтобы избежать потери денег и клиентов2. Стратегия развития. Только руководитель понимает специфику бизнеса, и как он должен развиваться3. Рисковые проекты. Например, открытие нового магазина или выпуск нового продукта4. Система мотивации. Руководитель должен лично поощрять сотрудников, давать обратную связь и решать, кого уволить, а кого принять на работу5. Статус. На встречах и совещаниях высшего руководства нельзя отправлять замену

1. Норма управления должна быть ограничена. В идеале это 7-10 сотрудников. Важно, чтобы численность команды у руководителей была одинаковая2. Руководитель должен быть один. Иначе подчиненный будет разрываться, не понимая перед кем ему отчитываться, и чьи обязанности выполнять3. Дела должны передаваться на более низкий уровень, чтобы руководитель не занимался микроменджментом4. Ответственность на плечах руководителей. Нельзя сбросить задачу, отвечать все равно будет вы. Контролируйте и выявляйте недочеты5. Отдача прав подчиненным. Например, право подписи. Без него подчиненный не сможет выполнить ряд задач. Также не влезайте во все этапы, дайте подчиненному проявить себя6. Поддержка. Сотрудники, в любой момент, могут попросить ее у вас, а вы обязаны ее оказать. Будь то психологическая или информационная поддержка7. Отклонение от нормы. Если что-то пошло не так, попросите работника не скрывать это, вы не накажете, а вместе найдете пути решения8. Результат должен быть конкретным. Цель должны быть конкретна, измерима, выполнима. Чем конкретнее будет задача, тем лучше будет результат подчиненных

Есть 3 распространенные ошибки при делегировании:1. Обратное делегирование или “обезьяны”. Например, когда сотрудник возвращает вам поручение или просит решать каждый шаг: позвонить нужным людям, составить самому отчет или решить вопрос с организацией. Чтобы этого не произошло:

2. Переделегирование. Когда сотрудник отдает свою задачу коллеге3. Самоделегирование. Когда сотрудник решает, что сам отвечает за все процессы. Не наказывайте его за это, просто скажите, что в приоритете сейчас его непосредственные обязанности.